Attenzione! Esiste persino un Galateo delle e-mail

Ci ritroviamo, ancora in questa occasione, a parlare di Bon Ton. Buone maniere, tuttavia, nella circostanza, legate allo scrivere; o meglio, alla corrispondenza on-line. Ed è vero che, con il trascorrere del tempo, abbiamo perso dimestichezza con il cartaceo, ma è altrettanto un dato di fatto che certi comportamenti non tradiscono, a prescindere.

Nel senso che rimangono, in qualsivoglia maniera, a garanzia di un atteggiamento rispettoso verso l’altro e ben educato.

Così, ci si chiede: rispondere a un’email inviata dal proprio datore di lavoro dopo le otto di sera, è giusto o sbagliato? Quanto tempo deve trascorrere prima di inviare un follow-up ad un collega? È vero che il numero dei problemi è direttamente proporzionale al numero di persone messe in copia in una conversazione?

Se queste e altre tematiche simili affliggono le vostre giornate, allora occorre una guida, che riabiliti il lavoro al computer. “La posta elettronica ha ancora un ruolo estremamente importante (in questo senso)”, tengono a precisare gli esperti della Georgetown University. “È l’impostazione predefinita che le persone utilizzano come prima forma di comunicazione con l’altro“. Ecco perché, prima ancora di iniziare a battere le dita sulla tastiera sarebbe utile tenere a mente una semplice e importante regola che, in verità, ne comprende tre: “Attenersi allo scopo dell’e-mail, mostrare un tocco personale ed mantenersi sintetici“.

Domandatevi, questo il consiglio: “Chi è l’interlocutore e qual è il modo migliore per comunicare con questa persona?“. Per chi si occupa di formazione in materia di etichetta aziendale e comunicazione, non tutte le email – difatti – devono necessariamente essere email.

Chiariamo: avete una domanda veloce da porre a un collega? Potrebbe essere più semplice recarsi alla sua scrivania, oppure inviargli un messaggio. C’è fretta di una discussione articolata tra più persone? Forse sarebbe meglio organizzare un meeting o una videochiamata.

In generale, buona norma vuole che, se il livello di urgenza è basso, si abbisogna di una spiegazione un po’ più dettagliata o, magari, di un documento, allora servirsi dell’email risulta – ancora – l’opzione migliore.

Non solo. Per risultare professionale, una missiva via web dovrebbe presentarsi breve e limitarsi ad un solo argomento: “Potrebbe essere una domanda, una richiesta, una risposta o una spiegazione. Qualunque cosa sia, il corpo dell’email dovrebbe essere incentrato su questo argomento. Mantenete la vostra email concisa ma non tralasciate le informazioni chiave. Conciso significa, “comunicate con il vostro destinatario, solo per il tempo necessario“.

Molti provider di posta elettronica offrono, poi, la possibilità di scrivere il testo e programmare l’invio in un secondo momento. Quindi, qualora si lavori fino a tardi o ci si trovi in concomitanza del fine settimana, meglio programmare il messaggio per il primo giorno lavorativo disponibile e durante l’orario di ufficio. La maggior parte delle persone non legge le email nel momento in cui le riceve; quindi no, non è necessario rispondere a colleghi e/o al datore di lavoro alle otto di sera.

Altro aspetto da considerare è il tono, che dovrebbe sempre limitarsi al professionale e, in alcuni casi, anche amichevole. “Leggete quello che scrivete ad alta voce, per sentire come suona. Se risulta duro o minaccioso, potrebbe sembrare perentorio anche all’interlocutore“. Serve un ulteriore aiuto in questa direzione? L’Intelligenza artificiale, a tal proposito, riesce a dare una valida mano.

E le emoji?

LinkedIn ci ricorda che le emoticon possono essere un modo divertente ed espressivo per aggiungere personalità alla nostra posta. Ciò nonostante, vanno adoperate con parsimonia: sì (e solo) quando completano il messaggio. L’uso dello smile è consigliato per mostrare apprezzamento, gratitudine o cordialità. Evitiamo, però, di usarlo in maniera sarcastica, ironica o passivamente aggressiva. Non si tratta del contesto adeguato.

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